Co pokazuje film?

W filmie prezentujemy proces ręcznego tworzenia raportu w Portalu Blancco.

Całość rozpoczyna się od wyjaśnienia, w jakich sytuacjach taka funkcja może być potrzebna. Następnie użytkownik przechodzi do opcji tworzenia raportu, wybiera odpowiedni template, uzupełnia dane dotyczące nośnika oraz osoby odpowiedzialnej, a potem tworzy raport.

Po krótkiej chwili raport pojawia się na liście dostępnych dokumentów w portalu. Film pokazuje także, że taki raport można później otworzyć, wyeksportować, wydrukować albo wysłać mailem.

To prosty, ale bardzo praktyczny scenariusz dla organizacji, które chcą uzupełnić dokumentację związaną z usuwaniem danych lub zniszczeniem nośników.

Ręczne tworzenie raportu w Portalu Blancco – krok po kroku

1. Wyjaśnienie, kiedy ręczny raport może być potrzebny

Film rozpoczyna się od odpowiedzi na bardzo praktyczne pytanie – po co w ogóle tworzyć raport ręcznie, skoro rozwiązania Blancco generują raporty automatycznie po zakończonym procesie czyszczenia nośnika lub urządzenia.

W materiale wskazano dwa główne scenariusze:

• raport nie został zapisany lub wysłany podczas standardowego procesu,
• operacja została wykonana poza samym środowiskiem Blancco, na przykład z użyciem zewnętrznej metody lub fizycznego urządzenia do niszczenia nośników.

To ważne rozróżnienie, bo pokazuje, że funkcja ręcznego tworzenia raportu nie zastępuje standardowego raportowania, ale może być przydatnym uzupełnieniem dokumentacji.

2. Przejście do opcji Create Report

Kolejny krok to przejście do właściwej funkcji w portalu.

W filmie pokazano, że użytkownik wybiera opcję Create Report, znajdującą się w prawym górnym rogu interfejsu. To właśnie od tego miejsca rozpoczyna się ręczne budowanie nowego raportu.

3. Wybór raportu na podstawie szablonu

Po uruchomieniu tworzenia raportu użytkownik wybiera wariant oparty o template, czyli gotowy szablon raportu.

To praktyczne rozwiązanie, ponieważ portal pozwala skorzystać z przygotowanych wcześniej wzorów dokumentów. Dzięki temu użytkownik nie tworzy całego raportu od zera, ale uzupełnia dane w ramach wybranego typu raportu.

4. Ważna różnica względem raportów tworzonych automatycznie

W materiale pojawia się bardzo istotne zastrzeżenie dotyczące raportów tworzonych ręcznie.

Taki raport:

• nie będzie zawierał podpisu cyfrowego,
• nie będzie oznaczony jako zweryfikowany przez Blancco.

To kluczowa różnica względem raportów generowanych automatycznie podczas procesu kasowania w aplikacji. Film jasno pokazuje więc, że raport ręczny ma wartość dokumentacyjną, ale jego charakter różni się od raportu systemowego powiązanego bezpośrednio z operacją wykonaną przez narzędzie Blancco.

5. Wybór odpowiedniego template’u

Następnie użytkownik wybiera konkretny szablon raportu.

W pokazanym przykładzie wykorzystany zostaje template dla dysku twardego. Film zaznacza również, że w portalu dostępne są inne szablony, co sugeruje możliwość dopasowania raportu do różnych scenariuszy i typów nośników.

6. Uzupełnienie danych nośnika

Po wyborze szablonu użytkownik przechodzi do uzupełnienia podstawowych informacji.

W materiale pojawiają się między innymi takie pola jak:

• pojemność nośnika,
• model,
• numer seryjny.

W pokazanym przykładzie wpisywana jest przykładowa pojemność 500 GB, a następnie uzupełniane są kolejne dane identyfikujące urządzenie. To ważny etap, ponieważ od jakości tych informacji zależy późniejsza czytelność i użyteczność raportu.

7. Wskazanie osoby i utworzenie raportu

Po uzupełnieniu danych technicznych użytkownik podaje jeszcze osobę odpowiedzialną, a następnie klika przycisk Create.

W tym momencie portal tworzy raport i po krótkiej chwili dokument powinien pojawić się na liście raportów widocznych w systemie.

8. Pojawienie się raportu na liście w portalu

Po odświeżeniu lub przeładowaniu strony nowo utworzony raport staje się widoczny w portalu razem z innymi raportami.

Film pokazuje, że na tej samej liście mogą znajdować się również:

• raporty utworzone automatycznie,
• raporty przesłane do serwisu,
• inne dokumenty dostępne w środowisku.

To praktyczne, ponieważ cała dokumentacja może być przeglądana z jednego miejsca.

9. Otwieranie i dalsza obsługa raportu

Po kliknięciu w utworzony raport użytkownik może przejść do jego podglądu i wykonać dalsze działania.

W filmie pokazano, że taki raport można:

• wyeksportować,
• wydrukować,
• wysłać od razu mailem.

To oznacza, że nawet raport utworzony ręcznie może być później wygodnie wykorzystany w codziennej pracy operacyjnej, archiwizacji albo komunikacji z klientem czy partnerem.

Dlaczego taka funkcja jest przydatna?

Ręczne tworzenie raportu w Portalu Blancco jest przydatne, bo pozwala uzupełnić dokumentację także wtedy, gdy standardowy raport nie został zachowany albo gdy organizacja chce opisać operację wykonaną poza samym procesem aplikacyjnym.

Korzyści z tego podejścia to przede wszystkim:

• możliwość odtworzenia dokumentacji po wykonanej operacji,
• wsparcie dla scenariuszy realizowanych poza samym narzędziem Blancco,
• wygodne tworzenie raportu na podstawie gotowego szablonu,
• centralne przechowywanie raportów w jednym miejscu,
• możliwość eksportu, druku i wysyłki mailowej.

W praktyce oznacza to większą elastyczność w zarządzaniu dokumentacją związaną z bezpiecznym usuwaniem danych lub niszczeniem nośników.

Na co warto zwrócić uwagę przy ręcznym tworzeniu raportu?

Choć sam proces jest prosty, warto pamiętać o kilku ważnych kwestiach:

• raport ręczny nie ma podpisu cyfrowego,
• nie będzie oznaczony jako zweryfikowany przez Blancco,
• warto dokładnie uzupełniać dane nośnika, takie jak model czy numer seryjny,
• dobrze jest jasno określić osobę odpowiedzialną za operację,
• taki raport najlepiej traktować jako uzupełnienie dokumentacji, a nie pełny zamiennik raportu systemowego z procesu kasowania.

Dzięki temu łatwiej właściwie interpretować rolę takiego dokumentu i uniknąć nieporozumień podczas audytu lub archiwizacji.

Podsumowanie

Film pokazuje, że ręczne tworzenie raportu w Portalu Blancco jest prostym i praktycznym procesem. Użytkownik wybiera opcję Create Report, wskazuje odpowiedni szablon, uzupełnia dane nośnika oraz osoby odpowiedzialnej, a następnie tworzy raport, który po chwili pojawia się na liście dokumentów w portalu.

To przydatna funkcja dla organizacji, które chcą uzupełniać dokumentację także poza standardowym procesem kasowania danych – na przykład wtedy, gdy raport nie został wcześniej zapisany albo gdy operacja była wykonywana z użyciem zewnętrznej metody.